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Referat mit PowerPoint
Zeigen und Berichten: ein Referat mit PowerPoint
Nach einer Projektarbeit in Jills Klasse sollen alle Gruppen ein Referat mit den Ergebnissen der Gruppenarbeit zusammenstellen. Jill hat bereits zum Thema recherchiert und verschiedene Unterlagen vorbereitet. Im Internet hat sie zu ihrem Thema einige gute Beispielfotos gefunden, die sie gern zeigen würde. Das wäre in Farbe natürlich am eindruckvollsten…

Das Referat in eine PowerPointpräsentation zu packen, wäre eine geniale Idee. Als Jill von ihrem Lehrer erfährt, dass es an ihrer Schule auch einen gibt, ist sie Feuer und Flamme. Auch der Rest der Gruppe findet Jills Idee gut.

In dieser Lerneinheit erfährst du:

Wie man das Design vorbereitet
Hoch Runter

Wenn man ein Referat hält oder das Ergebnis einer Gruppenarbeit vorstellt, präsentiert man immer auch ein wenig die eigene Person oder Gruppe. Daher muss man sich zwei Fragen stellen: 1. Wie kann ich meine Inhalte oder Ergebnisse am besten darstellen? 2. Welchen Eindruck mache ich?

Der Aufbau
Es gibt bestimmte Informationen, die in einer Präsentation auf jeder Folie stehen sollten und immer gleich sind. Das sind Titel, eventuell Untertitel, Zusammenhang, Verfasser, Datum, Präsentationsanlass und die Seitenzahl. Wenn man aus seinem Referat eine Präsentation machen möchte, würde der Aufbau vielleicht folgendermaßen aussehen:

Titel:
Untertitel:
Zusammenhang: Klasse 10b, Eosander-Schule Berlin
Verfasser: Leilah Nasay und Paul Widlock
Datum: 20. 8. 2004
Präsentationsanlass: Projektwoche 2004

Diese Informationen sind die und sollten auf jeder Folie an der gleichen Stelle stehen und gleich aussehen. Die Inhalte des Referates werden sich auf jeder Folie unterscheiden. Aber auch sie werden immer an der gleichen Stelle stehen und die gleichen Abstände zum Rand einhalten.

Aufbau der Rahmeninformationen
Aufbau der Rahmeninformationen

Meistens benötigt man für die Präsentation eines Referates ungefähr sechs Seiten (es würde mit sechs Seiten ca. 10 – 15 min dauern). Sechs Stück für Stück möglichst ähnlich zu gestalten hört sich nicht sehr aufregend an. Und in Microsoft PowerPoint gibt es für dieses Problem eine tolle, zeitsparende Lösung: den . Das ist eine Musterfolie, die man einmal gestaltet und aus welcher dann alle weiteren Seiten abgeleitet werden. Eine solche Musterfolie sollte alles enthalten, was auf jeder Folie gleich aussehen soll.

Bevor man also mit der Gestaltung seines Referats beginnt, macht man sich ein paar Notizen darüber, welche Elemente in dem Referat auf jeder Seite gleich sind.

Einen Folienmaster erstellen
Um eine Musterfolie zu gestalten, muss man in eine besondere Ansicht umschalten: über das Menü „Ansicht“ geht man auf Master und kommt zu einem Auswahlfenster. Hier klickt man auf „“ . Man erhält in der Folienansicht nun eine Folie, die einer einfachen leeren Präsentation ähnelt. Wenn man genau hinsieht, entdeckt man, dass hier kleine Erklärungstexte in den Feldern stehen, die Auskunft über ihre Verwendung geben.

Den kann man nun ebenso wie jede andere Folie gestalten. Die Textfelder können verschoben, vergrößert oder verkleinert werden. Allerdings sind die beschrifteten Felder zweckgemäß zu verwenden: wo Titelbereich draufsteht, gehört auch der Titel der Folie hinein.

Beispiel für Folienmaster
Beispiel für Folienmaster
Verschiedene PowerPoint Folienmaster zur Ansicht.


Das Schöne an einem ist, dass man das Aussehen aller , die aus dem abgeleitet werden, nachträglich verändern kann. Wenn man also nach zwei Tagen Arbeit am Referat feststellt, dass einem die Gestaltung nicht mehr gefällt, baut man einfach den um. Automatisch erscheinen alle daraus erstellten im überarbeiteten Design.

Typische Änderungen am Folienmaster
Meistens werden im die Schriftart verändert oder Größe und Position der verschiedenen Felder individuell eingestellt. Man kann z.B. bestimmen, ob der Text in den Feldern links- oder rechtsbündig oder zentriert dargestellt werden soll. Man kann die Schriftgröße, die Schriftfarbe und die Hintergrundfarbe für die Textfelder angeben.
Dazu führt man auf dem jeweiligen Textfeld einen Doppelklick aus und erhält das Dialogfenster „AutoForm formatieren“.

Man kann auch Grafiken oder Fotos einfügen, die auf jeder Seite angezeigt werden sollen. Für eine Gruppenarbeit kann man sich ein Logo ausdenken. Für ein Erdkundereferat zum Thema „China“ kann man einen Bildstreifen mit typischen Fotos aus China erstellen. Für ein Referat zum Thema „Meer“ würde sich ein Hintergrundfoto mit diesem Motiv gut machen.

Man sollte aber darauf achten, dass die eingefügten Elemente nicht zu sehr im Vordergrund stehen. Schließlich kommt es auf die Inhalte an. Grafiken und Fotos fügt man über das Menü Einfügen und Grafik hinzu. Einfache Grafiken wie Rechtecke, Kreise oder Linien kann man in PowerPoint zeichnen. Man findet die Schaltflächen auf der Zeichnen-Symbolleiste über der . Hier liegen auch Schaltflächen, mit denen man 3D – oder Schatteneffekte einsetzen kann.

TIPP
Zwischendurch sollte man sich den Folienmaster immer wieder in voller Bildschirmgröße anschauen und überprüfen, ob alles gut lesbar ist. Mit der Tastenkombination UMSCHALT + F5 oder F5 Ansicht des Folienmasters auf voller Bildschirmgröße dargestellt.
Zurück in die alte Ansicht kommt man über die Taste ESC.

Als Vorlage speichern
Nachdem man sich mit dem so viel Mühe gegeben hat, möchte man ihn vielleicht auch für andere Präsentationen verwenden. Tatsächlich kann der als Entwurfsvorlage abgespeichert werden.

Wenn man den fertig gestellt hat, geht man über das Menü „Datei“ auf den Befehl „Speichern unter“. Nun öffnet sich das Dialogfenster „Speichern unter“. Im unteren Feld Dateityp stellt man im Ausklappmenü das „Entwurfsvorlage“ ein. Microsoft Powerpoint sucht dann automatisch den richtigen Ordner. Dann gibt man einen Namen an und klickt auf Speichern.

Wenn man jetzt im die Auswahl „“ anwählt, kann man die frisch erstellte Entwurfsvorlage zwischen den anderen Vorlagen finden.

Wie man die Titelseite gestaltet und warum man ein Layout braucht
Hoch Runter

Bis jetzt wurden die Inhaltsfolien und ihre Erstellung besprochen. Jede Präsentation hat jedoch auch eine Anfangsfolie, die sich von den übrigen abhebt: die Titelfolie.

Der Titelmaster
Auf der Titelfolie werden einige der Rahmendaten in den Mittelpunkt gerückt. Meistens sind es Titel, Verfasser und Anlass, die hier betont werden. Wenn man für eine neue Präsentation eine Entwurfsvorlage von Microsoft PowerPoint benutzt und diese in der Masteransicht öffnet, sieht man in der Registerkarte zwei verbundene Folienminiaturen. Die zweite der ist der Titelmaster. Beim Vergleichen der fällt auf, dass sie die gleichen Elemente, Farben, Formen und Schriften benutzen. Daher sind sie mit einander verbunden.

Titelmaster erstellen
Um einen Titelmaster zu gestalten, sollte man zuvor einen eingerichtet und als Entwurfsvorlage abgespeichert haben. Dann klickt man in der Symbolleiste Folienmasteransicht auf die Schaltfläche „Neuen Titelmaster einfügen“. (Es ist die zweite Schaltfläche von links). Microsoft PowerPoint erstellt automatisch den Titelmaster mit den Elementen aus dem . Natürlich kann man ihn danach noch nach den eigenen Vorstellungen verändern.

Titelmaster
Übung: Wie man den Titelmaster einrichtet
Genauso wie jedes Buch oder Heft ein Deckblatt hat, hat auch eine Präsentation eine besondere erste Seite.


Folienlayout
Als bezeichnet man die Anordnung von Elementen auf einer Seite oder Folie. In Microsoft Powerpoint enthält ein Platzhalter. Wie der Name verrät, beinhalten diese Felder Texte, die durch eigene Inhalte ersetzt werden sollen. Eine Entwurfsvorlage setzt sich daher aus dem und dem zusammen.

Layouts für unterschiedliche Zwecke
Layouts für unterschiedliche Zwecke

Je nachdem, ob der Text eine Aufzählung oder ein Bildtext ist, ob es Stichworte oder Geschichten sind, ist ein anderes nötig. Daher gibt es in Microsoft PowerPoint eine ganze Sammlung verschiedener Layouts. Man findet sie im Ausklappmenü des Aufgabenbereichs unter Folienlayouts.

Layout in der Entwurfsvorlage
Die Textplatzhalter auf den Folienmasters bestimmen den Inhalt und die der Texte. In den Textfeldern ist der Text in Form einer Liste angeordnet. Die nächste Ebene ist immer jeweils um einige Millimeter eingerückt, der Schriftgrad nimmt pro Ebene ab.
Wenn man sich eine eigene Entwurfsvorlage erstellt, kann man auch an dem einiges ändern. Natürlich ist es auch möglich eine vorhandene Entwurfsvorlage ein wenig zu ändern und sie dann unter neuem Namen abzuspeichern. In beiden Fällen kann man von drei Hilfen, die Microsoft PowerPoint zur genauen Arbeit am zur Verfügung stellt profitieren: das , das und die Führungslinien.

Alle Hilfsmittel findet man im Menü „Ansicht“. Schaltet man den Befehl „ und Führungslinien“ ein, erhält man das Dialogfenster „ und Linien“. Darin kann man die Abstände des Rasters festlegen. Das wird als gepunktetes Gitternetz angezeigt.

Führungslinien sind Linien, die helfen, Platzhalter auf der Folie bündig anzuordnen. Es gibt waagerechte und senkrechte Führungslinien. Man erkennt sie daran, dass sie über die Folie hinaus laufen. Beim ersten Anzeigen gibt es zwei Führungslinien, die sich genau in der Mitte der Folie überschneiden. Ihre Position kann man leicht verändern, indem man den Mauszeiger unterhalb der Folie auf eine Führungslinie setzt und sie mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle zieht.

TIPP
Braucht man weitere Führungslinien, zieht man die Linie mit gedrückter Maustaste und gleichzeitig der Tastenkombination STRG und ALT.

Im sind die Symbole der sichtbar: die Einzugsmarkierungen. Um sie zu ändern, markiert man durch Doppelklick die jeweilige Zeile und zieht dann mit gedrückter Maustaste die entsprechende Einzugsmarkierung an die gewünschte Position.

Hilfsmittel zur genauen Layoutgestaltung
Übung: Verschiedene Hilfsmittel zur Gestaltung einer PowerPointfolie
In dieser interaktiven Abbildung werden die Hilfsmittel zur Gestaltung noch einmal vorgeführt.


Was und wie man mit PowerPoint präsentieren kann
Hoch Runter

Meistens bereitet man eine Präsentation für eine Art Vortrag, z.B. ein mündliches Referat vor. Das bedeutet, dass man selbst die Kontrolle hat, wann und wie schnell die nächste Folie eingeblendet werden soll. Zum Blättern benutzt man die Pfeiltasten der Tastatur oder die Maus.

Um die Präsentation in der Schule zu zeigen, muss die Schule über einen verfügen. Mit diesem Gerät wird die Präsentation großflächig an die Wand projiziert und kann auch mit Abstand noch gelesen werden. Der wird an einen Computer oder einen Laptop angeschlossen. Wenn man selbst keinen Laptop hat, muss man die Präsentation daher auf einem Speichermedium mitbringen, dass vor Ort gelesen werden kann, z.B. eine oder auch eine Diskette.

Die Präsentation für eine CD packen und speichern
Microsoft PowerPoint bietet die Möglichkeit, alle Daten, die zur Präsentation notwendig sind, einzusammeln und in einem Ordner oder direkt auf abzuspeichern. Gerade wenn man in der Präsentation viele Sounds oder Filme verwendet, ist das sehr bequem. Während Bilder oder Fotos direkt in die werden, wird für Filme oder Sounds eine erstellt. Wenn man also nur die Präsentation auf der abspeichert und mitnimmt, kann man z.B. die Filme nicht zeigen.

Übrigens
Auch der PowerPoint Viewer wird automatisch durch PowerPoint auf die CD gepackt. Mit diesem kleinen, separaten Programm kann man Präsentationen auch auf einem Computer abspielen, auf dem PowerPoint nicht installiert ist. PowerPoint Viewer läuft auf jedem Computer ab dem Betriebssystem Microsoft Windows.

Um die Präsentation auf einer zu speichern, ruft man über das Menü Datei den Befehl „Verpacken für “ auf. Das gleichnamige Dialogfenster erscheint und man gibt den Namen der Präsentation ein. Wenn man weitere Daten zur Präsentation mitnehmen möchte, kann man diese über die Schaltfläche Dateien hinzufügen heraussuchen.

Über die Schaltfläche „Optionen“ kommt man zu einem Dialogfenster, in welchem genauer eingestellt werden kann, was man wirklich dabei haben möchte: manchmal ist es ja auch eine Frage der Datenmenge…

Schließlich kann man entscheiden, ob man die Daten direkt auf eine oder erst in einen Ordner speichern will. Wenn man mit dieser Möglichkeit die Daten in einen Ordner packt, kann man diesen z.B. auch per Email verschicken.

Wozu eine automatisch ablaufende Präsentation?
Eine Präsentation muss nicht unbedingt mit einem Vortrag verbunden sein. Wenn es z.B. eine Fotostory ist, kann man sie auch so entwerfen, dass sie ganz von allein abläuft, sozusagen wie ein Film.

Es gibt in Microsoft PowerPoint auch die Möglichkeit, in die Präsentation einzubauen. Mit solchen kann man in der Präsentation vorwärts oder zurück schalten. Auf diese Weise kann jeder die Präsentation beim Anschauen selbst steuern.

Soll die Präsentation von allein ablaufen, muss man vorher natürlich angeben, wie lange eine Folie jeweils eingeblendet bleiben soll. Das kann man im in der Auswahl „& uuml;bergang“ unter „nächste Folie“ einstellen. Über das Menü „Bildschirmpräsentation“ erhält man das Dialogfenster Bildschirmpräsentation einrichten. Hier kann man alle Einstellungen für eine automatisch ablaufende Präsentation vornehmen. Nachdem man einen Namen und einen Speicherort angegeben hat, wählt man im Ausklappmenü „Dateityp“ die Möglichkeit „PowerPointbildschirmpräsentation“ aus.

Präsentationen im Web
Man kann die Präsentation auch im Internet z.B. auf der Homepage der Schule veröffentlichen. Wenn mehrere Gruppen Referate vorbereitet haben, kann man sie sich dann auch nach dem Vortrag noch einmal anschauen.

Für das Internet wird die Datei im - gespeichert. Hypertext ( ) ist eine Textbeschreibungssprache, die festlegt, wie Text und Grafiken in einem angezeigt werden. Speichert man die Präsentation als Webseite ab, fügt Microsoft PowerPoint automatisch ein hinzu. Es ähnelt der Registerkarte „“ . Allerdings werden in dem nur die Folientitel abgebildet. Mit Hilfe des Fensters kann sich der Nutzer dann durch die Präsentation bzw. Webseite .

Bildschirmpräsentation und Webvorschau
Bildschirmpräsentation und Webvorschau

Zum Befehl Webseitenvorschau kommt man über das Menü Datei. Hat man die Präsentation in der Webseitenvorschau überprüft und vielleicht verschiedene Korrekturen vorgenommen, kann man sie über das Menü Datei unter dem Befehl Als Webseite speichern sichern.

Overheadfolien
Nicht immer ist ein für das Vortragen eines Referates verfügbar. Einen Overheadprojektor gibt jedoch fast überall. Man kann die einzelnen einer Präsentation auch als Overheadfolien ausdrucken. In den Drucker legt man anstelle des Papiers eine Spezialfolie ein, die man in jedem Fachgeschäft kaufen kann.

Drucken
Natürlich kann man die Präsentation auch komplett auf Papier ausdrucken. Über das Menü Datei kommt man zum Befehl „Drucken“ und öffnet damit das gleichnamige Dialogfenster. Hier kann man genau festlegen was und wie man drucken möchte.
Für das Ausdrucken bietet Microsoft Powerpoint vier Ausgabetypen an, die man im Ausklappmenü Drucken auswählen kann: , Handzettel, Notizenseiten und Gliederungsansicht. Bei der Einstellung „“ werden die so ausgedruckt, wie man sie auf dem Bildschirm sieht. Diese Einstellung muss man wählen, wenn man Overheadfolien drucken will. Wählt man „Handzettel“ , werden mehrere zusammen auf einer Seite ausgedruckt.
Die „Notizen“ werden bei der Auswahl Notizseiten pro Folie mit gedruckt. Die Auswahl „Gliederungsansicht“ gibt den Ausdruck so wieder, wie er auf der Registerkarte „“ zusehen ist.

Drei von vier Ausgabetypen beim Drucken
Übung: Einstellen der Druckausgabetypen
Ob man die Präsentation auf Overheadfolie oder ganz normal auf Papier drucken möchte – in PowerPoint findet man schnell das richtige Angebot dazu.


Zusammenfassung

Das Referat ist gelungen. Es ist eine richtige Gruppen-Präsentation geworden. Auch die Arbeit an den haben sich Jill und ihre Freunde untereinander aufgeteilt: Jill hat die
Entwurfsvorlage gestaltet, ein anderer aus der Gruppe hat den Titelmaster gemacht. Jeder hat seinen Teil des Referates mit der Entwurfsvorlage von Jill erstellt.
Als Mitschüler von der Idee hören, entschieden sich andere Gruppen auch für eine PowerPointpräsentation. Schließlich machten alle Gruppen mit. Der Lehrer verlängerte noch einmal die Abgabefrist und schlug vor, die fertig gestellten Präsentationen auf die Hompage der Schule zu stellen.

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